作为出口商，在签订好外销合同以后，就要根据合同规定，按时安排货物装运出口如何顺利通关，准备全套完整、详尽的报关单据是关键。
基本的报关单据包括正本商业发票(INVOICE)、正本装箱单(PACKINGLIST)、副本合同(也可称作形式发票或售货确认书)、报关单、副本委托报关协议、正本核销单。根据海关对出口商品的监管条件，还须提供相应的证明，如商检证、出口许可证、熏蒸证等。此外，个别地区海关对采用信用证结汇的出口贸易，还要求提供信用证副本。对这些单据的缮制与审核，要从以下几方两加以注意：
一、单据的内容必须齐全。商业发票中需要显示的项目有：发票号、合同号、日期、买方公司名称、起运港、目的港、唛头、品名、数量、单价、总价等内容，各个项目的内容必须相互符合，正本发票不允许有涂改痕迹，特别是数量、单价、总价，否责要加小签章证明。
装箱单中，除单价、总价不必显示外，其余各项与发票相同。另外，还有包装种类的件数、毛重、净重、尺码(即体积)，同发票要求一样，正本单据不允许涂改。
其它副本单据，如合同，必需用电脑或打字机缮制，委托报关协议必须用海关规定的格式，可向代报关单位索龋
二、单据的审核。各种单据的内容必须相互符合，做到单单相符，单证相符，否则通关会受到影响。如果单据未能正常按时寄到或正本单据出现问题，但急于通关，‘般情况下，先用传真件副本代替，由报关员“打保”报关，随后补上正本单据，不会影响货物的按时装运。
单据应尽早寄至代理报关单位，以便整理审核，最晚不迟于集港前两天寄到，若是拼箱货物，应不迟于集港前3天寄到报关单位，因为拼箱货物得报两次关。
