申请承办国需提前四年向FIATA提出承办申请,按照FIATA办年会宗旨,对承办国政府的支持力度、承办国国家级协会的能力以及安全等问题进行详尽地了解。经审核基本符合条件,并经FIATA扩大主席团正式以无记名投票表决通过后,FIATA将与承办国的国家级货代协会签署承办协议。由承办方完全按照FIATA日程安排负责年会的召开,并选择一个经验丰富、能力显著的专业会议组织者(PCO)具体承接会议。