G物流有限公司是A电力公司的全资子公司,负责A电力公司所属电厂的物资供应工作。2002年以前,G公司和各电厂之间没有任何制约关系,他们和一般供应商一样,向各发电厂供应物资,从中赚取商业费用,并建立了自己的商业采购网站。
G公司向各发电公司实行统一采购,统一结算,并提取5%的管理费用,作为人员的开支。各电厂对网上采购的支持情况,纳入对各电厂一把手的年度责任考核和年薪制考核。
为了完成全系统的网上采购任务,G公司完善了采购网站的功能,实行了网上询价采购、网上招标采购、网上超市采购、网上虚拟出口仓库等功能模块。相应的,各发电电厂将需求的所有物资上网,要求网上采购,各基建电厂将标书上传到网上进行网上招标。
A公司大规模的招标开始了……
网上采购实际结果
1、电缆等技术型号简单的物质网上采购效果明显,采购单价显著降低,和同期人工采购相比,单价平均降低5%,但由于物流公司5%的加价,发电厂的采购成本没有降低。
2、网上采购遭到了发电厂普遍的抵制。他们对供应商送货到现场进行尽可能的刁难,上网采购时间最低要求1天,供应商来不及网上报价。
3、技术条件比较复杂的物质,例如备品备件等,发电厂物质部门故意填错、少填型号等,造成网上供应商报价不能够准确,发电厂物质部门再将准确的型号地下通知个别的供应商,操纵网上报价,使得网上采购徒有虚名。
4、网上招标只能够完成标书上网,实际工作中是手工招完标再在网上专人走一遍,造成全过程网上采购的迹象。
5、上网之后将技术型号改变,造成其他供应商不能报价,形成单一货源,实际手工采购。
6、故意晚报急需物质,特别是事故检修物质,造成网上采购不能满足要求而转入人工,个别发电厂急需物质达93%。
7、供应商有恶意报价搅乱市场的行为时有方式。
8、价格低采购质量得不到保证现象时有方式。
9、腐败现象没有得到明显控制,供应商常讲:物流公司得罪不起,发电厂更得罪不起。
10、采购效率下降、采购劳动生产率下降。
11、供需双方对网上超市交易方式均不太熟悉,货架上物资品种不足,造成超市物资的比质比价工作基本不能正常开展。
12、询价采购订单处理不及时,造成采购申请积压。分析原因:⑴、管理考核不到位,虽然制订了工作标准和考核标准,但执行不到位。⑵、集中采购业务人员岗位压力小,没有岗位危机和紧迫感。⑶、工作量相对比较集中。⑷、技术业务不熟练。
13、采购申请凌乱,三类零散物资上网数量较大。苕招、墩布等上网量较大,网上采购不可能实现。
14、除电缆等技术简单的物资之外,网上采购没有降低采购成本,部分物质采购成本反而升高。具体原因:发电厂物质需求属于多品种、小批量,形不成批量采购优势;个别人员操纵报价,用网上采购回避采购成本增加的责任。
15、2002年G生产电厂总累计各种采购方式比例示意
16、基于上述原因,2003年7月,集中由物流公司采购改为由各发电厂自行网上采购,批量采购的酸碱盐等实行统一人工采购。网上集中采购宣布中止。
点评:
这是一个企业变革失败的典型案例。一方面企业高层认识到随着外部环境的迅速变化,为适应客户、竞争或科技等方面的需要,在业务运作方式上需要迅速而有弹性的改变,来提高效率降低成本;另一方面,企业对如何推动变革获得成功还缺乏策略和经验,凭运气多,有效掌控少,失败是必然的结果。
首先,从各厂分散采购到集中网上采购,是一个变革的项目,与日常管理不同,不是简单的下达指令或政策就能达成的。在全员感受到变革的意义、必要性和紧迫感之前,会比较自然的抵制变革,趋向于维护以往的工作方式,并更注重个人的利益而较少考虑组织的利益。在取得成功的大规模变革中,在变革之初总是需要一支优秀的指导团队,由他们来确定清晰、切合实际的愿景,然后与所有参与者有效沟通和传达,让所有参与者真正理解并行动起来。A公司要求各工厂由G公司进行全面集中网上采购,却没有让参与者感受到变革的必要性、意义,也没有确定和沟通清晰的愿景,工厂以各种理由和方式抵制变革,没有真正行动起来。失败的风险在开始时便已产生。A公司要求两个百分百网上采购是有失策略的做法,没有把握关键,将最能见到成效的产品集中网上采购先做好,就全面铺开,组织还缺乏应对新问题的能力和方法,无法控制和扭转混乱的局面。A公司也没有成立专门的指导团队,领导和负责网上集中采购变革的成功,只是下达了指令,而没有人对执行过程负责,更没有人对结果负责,只能以失败告终。
其次,网上集中采购本身在操作上存在很多问题。一是没有设定量化的采购成本降低目标,人们把网上集中采购当成目标,而不是保证质量、降低成本,腐败现象依然存在,且有很多用网上采购但操纵报价的情况,成本没有降低,网上采购成了推卸责任的借口。二是G公司没有和工厂沟通确定网上集中采购的原则,如采购质量标准、价格、采购提前期、紧急物资的比例等,以致于紧急物资比例非常大,采购提前期太短,网上采购无法满足,且零散物资上网量大,重要物资的采购转入手工。
另外推动变革的配套措施执行不力,形同虚设。主要是缺乏比较全面的绩效考核机制,局部的考核制度虽然存在,但没有及时执行和兑现。这使所有参与者都可以不对网上集中采购的执行结果负责。